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Equipos auto-organizados (I/II). “Arma” poderosa, pero también peligrosa (si no se usa bien)

By Javier Garzás

Proyectos de Inversión

“He estado pensando recientemente que el término “auto-organización” ha dejado de ser útil en la comunidad ágil y necesita ser reemplazado. Auto-organización es un buen término, que por desgracia se confunde con anarquía en la mente de muchos. ¿Por qué ha ocurrido esto? Debido a que existe un contingente dentro de la comunidad ágil que es fundamentalmente anarquista de corazón y se ha aferrado el término auto-organización porque suena mejor que la anarquía.”

– Texto de Jim Highsmith (2007), uno de los autores del Manifiesto Ágil

En multitud de eventos y conferencias se realizan juegos que demuestran cómo un equipo grande puede auto-organizarse, por ejemplo, como puede el mismo organizarse para, si es un grupo numeroso, saber cuánta gente lo forma. Otros ejercicios típicos son aquellos en los que los miembros del grupo tienen que auto-organizarse para hacer pasar entre todos ellos una pelota en el menor tiempo posible. Más ejemplos, aquellos que muestran cómo se auto-organizan conductores en un atasco.

Pero a la hora de la verdad, la realidad no funciona exactamente así, como en los ejercicios de contarse, de pasarse una pelota o de salir de un atasco. Una diferencia fundamental de la realidad de los proyectos tecnológicos, con los juegos o ejemplos, es que en los juegos cada miembro del grupo tiene la misma información de partida y la misma capacidad y conocimiento necesario para jugar (sabe tirar pelotas – bueno sí, ya sé que hay veces que te toca con alguno que parece que tiene los dedos de plástico-, sabe contar, etc.).

Pero en un proyecto tecnológico, la cosa es distinta, no todo el mundo tiene los mismos conocimientos, información, cualidades, experiencia y capacidades, y asemejar juegos con la dura realidad tiene sus peligros.

Esta serie de post te puedo asegurar que lleva muchos muchos meses en borrador, ha ido evolucionando poco a poco, aquí he ido poco a poco añadiendo mi propia experiencia trabajando, o intentando trabajar, o crear, un equipo auto-organizado.

Y desde hace ya mucho tiempo, cuando encontraba alguna situación que requería ser contada en este contexto, bien sea de sufrir en mis propias carnes (principalmente en 233 Grados de TI) o de ver sufrir las de otros, añadía esas notas a ese borrador que ha llegado la hora de lanzarlo como serie de post.

Empezamos en este primer post como qué es un equipo auto-organizado (resumidamente, porque ya lo hablamos en su día) y las peligrosas malas interpretaciones.

¿Qué es un equipo auto-organizado?

La auto-organización es un concepto que ha acompañado a la agilidad desde sus comienzos, recuerda aquel principio de manifiesto ágil… “The best architectures, requirements, and designs emerge from self-organizing teams.”

Aunque el tema ya salió por el blog, brevemente, y haciendo referencia a lo que ya escribí (si ya tienes claro el concepto de auto-organizado puedes saltarte esta sección), para introducir y poner en contexto lo que aquí quiero contarte, te resumo que tener un equipo auto-organizado implica, entre otros, que no existe la tradicional y muy asentada figura del jefe de proyecto (no que no existan manager, gerentes, no confundamos), que va diciendo qué hay que hacer.

Como explica muy bien Brad Appleton, un equipo de auto-organizado es un equipo dirigido y organizado por sus propios miembros, para alcanzar los objetivos especificados por la gerencia, dentro, obviamente, de las limitaciones de su entorno:

– La gerencia puede dar forma y empujar al equipo y sus miembros, pero la dirección no dicta los detalles de cuál es la solución ni el proceso de cómo crearla.

– El equipo es responsable no sólo de dirigir y organizarse para alcanzar sus objetivos, sino también de controlarse y adaptarse su para corregir y mejorar su propio desempeño.

– No existe un único “líder” del equipo durante la vida útil del equipo o proyecto. El “líder” no es una asignación estática, sino más bien un papel dinámico.

– Así que la persona que dirige el equipo en un momento dado puede cambiar, dependiendo de la actividad o problema que se aborda en un contexto o situación particular.

En un equipo ágil auto-organizado, los miembros deciden colectivamente y hacen lo necesario con el fin de cumplir con los compromisos, desarrollar un producto de calidad, responder y adaptarse a los cambios.

Resumiendo, un equipo ágil auto-organizado es:

– Autónomo: No existe un único centro de toma de decisiones o de autoridad. El control se distribuye conjuntamente por todo el equipo.

– Adaptable: El equipo se ajusta dinámicamente según sea necesario, con el fin de resolver sus propios problemas y mejorar su propio desempeño.

– Responsable: El equipo comparte colectivamente la responsabilidad de los resultados.

Hasta aquí la teoría, que suena, efectivamente, muy bien, vamos con los hechos, con una serie de mlas interpretaciones típicas, lo que normalmente todo el mundo mal entiende por auto-organizado, incluso a nosotros nos pasó en 233 Grados de TI, sí, pasamos por ello…

1) Todos, cualquier miembro del equipo, puede hacer cualquier cosa… pero resulta que nadie la hace, todo el mundo pensaba que alguien lo haría, pero nadie lo hizo. No hay un responsable, somos muchos… pero realmente ninguno

Esto me recuerda a aquella mítica frase de “el dinero público no es de nadie” o más cercano “no queremos que haya un jefe”.

Cuando en 233 Grados de Ti empezamos con la auto-organización, y casi hasta incluso ahora, esto nos ha afectado mucho, el caso típico es que hay que hacer algo, algo que puede hacer cualquiera, que no hay un responsable definido, “somos todos”, por ejemplo, contestar un correo de soporte a un usuario, ver en qué estado está la plataforma de formación online, etc… y todo el mundo piensa que ya alguien lo habrá hecho, pero nadie lo hace.

Y a más gente en el equipo afecta más afecta este problema, si somos dos responsables de contestar a soporte es más difícil que un correo quede sin contestar que si somos 10. Y si soy yo solo menos probable aún es que se quede sin contestar, directamente meteré esa tarea en mi “backlog” de tareas, si somos ya dos quizá piense “ya lo habrá hecho otro”.

Que las tareas las pueda hacer cualquiera no quiere decir que no tengan responsable de qué se haga o resuelvan.

En este punto, te puedes encontrar de las más variadas y variopintas propuestas de solución, todas con su crítica y su contra crítica. Ninguna definitiva. Que si eso es falta de madurez, que si eso se soluciona con responsables, que si poniendo responsables no se es ágil, etc.

Por ahora, te puedo decir que lo que mejor nos ha funcionado, y nos está funcionando, es fijar responsables por áreas, con la idea de que rotemos por meses, cada mes rota tu responsabilidad, teniendo claro que una cosa es ser responsable, cuyo objetivo es que algo se haga y otra hacerlo, ya que hacerlo, en principio, puede hacerlo casi cualquier miembro del grupo.

Ups, este post se me alargó demasiado… continuará en el capítulo II

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